KOMİTENİN AMACI

• Gönüllülerin kişisel bilgilerini işlemek, güncel tutmak, KVKK’na ve Vakıf kurallarına uygun şekilde korunmasını sağlamak,   

• Gönüllülerin Vakfımıza uyumunu kolaylaştırmak ve bağlılıklarını artırmak,

• Gönüllüleri Komitelere yönlendirmek,

• Ayrılma talebinde bulunan gönüllülerin ayrılma nedenlerini öğrenmek,

• Diğer Komite ve İl Sorumluları ile koordineli çalışmak,

• Gönüllülere yönelik oryantasyon ve motivasyon eğitimi çalışmalarını organize etmek.  

​

KOMİTENİN İŞLEVLERİ

• Gönüllülerin başvuru formlarında beyan ettikleri kişisel bilgilerini “Gönüllü İşleri Komitesi Faaliyet Çizelgesi”ne uygun şekilde işlemek ve bu bilgilerin güncel olarak korunmasını sağlamak,

• Gönüllü veri tabanını kolay veri çekilebilir ve anlaşılır şekilde düzenlemek,

• Gönüllülerin istek ve niteliklerini dikkate alarak onları Komitelere yönlendirmek, 

• WhatsApp gruplarını takip ederek listelerin doğruluğunu kontrol etmek, 

• Talep edilmesi durumunda gönüllü listelerini sadece Yönetim Kurulu, Komite ve İl Sorumluları ile paylaşmak,

• Yönetim Kurulu, Komite Başkanları ve İl Sorumlularından gelen taleplere göre yeni çalışma grupları oluşturulması sırasında gönüllü veri tabanını tarayarak uygun gönüllülerin bilgilerini paylaşmak,

• Gerektiğinde gönüllülerle iletişim kurmak, bilgi vermek, istek ve taleplerini dinlemek, 

• Gönüllüleri Vakfımızın değerleri, etik kuralları ve komitelerin çalışma esasları hakkında bilgilendirmek için, “Gönüllü Uyum Eğitimi” sunumunu İletişim Komitesi ile koordineli hazırlamak ve güncel halde Vakıf web sitesinde bulundurmak,

• Talep durumunda Gönüllü Uyum Eğitimlerinin on-line olarak yapılmasını veya hazırlanacak “Gönüllü Uyum Eğitimi” dosyanın yeni gönüllülere gönderilmesini koordine etmek,

• Yönetim Kurulu, Komite Başkanları ve İl Sorumlularından gelen gönüllülere yönelik eğitim isteklerini değerlendirerek eğitim organizasyonunu yapmak, eğitimi vermek / verilmesini sağlamak,

• İl sorumlularına sorumlusu oldukları ilden gönüllü olmak için yapılan ve Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunan başvurular hakkında bilgi vermek, 

• Vakıftan ayrılmak isteyen gönüllüler ile temas kurarak ayrılma nedenlerini öğrenmek, bu bilgileri kayıt altına almak,

• Diğer komitelerle koordineli olarak Kuruma gönüllü kazandırmak amaçlı; sosyal faaliyetler, etkinlikler ve eğitimler düzenlemek,

• Mevcut gönüllülerin vakfa olan bağlılıklarını artıracak faaliyetleri diğer komitelerle koordineli olarak düzenlemek.

 

KOMİTENİN İŞLEYİŞİ
Gönüllü İşleri Komitesi; Komite Başkanı, Komite Başkan yardımcısı ve Komite Üyesi ile birlikte her Komite ve İli temsilen belirlenmiş birer üyeden oluşur. 

Her Komite ve İli temsil eden üyeler Gönüllü İşleri Komitesi’ne kendi gönüllüleri ile ilgili bilgi değişikliklerini (soyadı, il, telefon no, meslek değişiklikleri gibi) ve Komiteden veya Vakıftan ayrılma isteklerini/durumlarını düzenli olarak bildirirler. 

Gönüllü İşleri Komitesi Başkanı, Başkan Yardımcısı ve Komite Üyesi en az ayda bir kez toplanarak gönüllü listelerinin güncellemesi üzerine çalışırlar. Gerekli durumlarda Gönüllü İşleri Komitesi Başkanı ya da Komiteden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi tüm temsilcilerle birlikte yapılacak on-line toplantı çağrısı yapabilir. Tam katılımlı toplantılarda alınan kararlar Komite Başkanı / Başkan Yardımcısı tarafından tutanak haline getirilir ve WhatsApp grubu üzerinden üyelere; ayrıca “Komite Başkanları ve İl Sorumluları” WhatsApp grubuna gönderilir.